Formål med registeret

Kommuner, fylkeskommuner og kommunalt eide selskaper er på bakgrunn av sin funksjon og rolle avhengig av at allmennheten har tillit til at myndighetsutøvelse og produksjon ivaretas på en best mulig måte. En måte å styrke omdømme til kommunesektoren på er at det skapes åpenhet rundt hvilke roller enkeltpersoner har. Sentralstyret i KS har derfor besluttet å opprette et webbasert register hvor folkevalgte, ansatte og styremedlemmer kan registrere sine verv og økonomiske interesser. Webregisteret er åpent for allmennheten gjennom www.styrevervregisteret.no. Den enkelte virksomhet kan dessuten legge en link fra sine egne hjemmesider til registeret.

Styrevervregisteret er et verktøy som KS tilbyr kommuner og kommunalt eide selskaper å ta i bruk. Det er frivillig om den enkelte kommune eller kommunalt eid selskap vil knytte seg til Styrevervregisteret, og om den vil benytte seg av alle mulighetene registeret gir. For eksempel kan en kommune bestemme at de bare vil oppfordre sine folkevalgte til å la sine verv og interesser bli registrert, og ikke ansatte.  Selv om en kommune eller et kommunalt eid selskap har besluttet å knytte seg til Styrevervregisteret er det på grunn av personvernlovgivning også frivillig om den enkelte folkevalgte, styrerepresentant eller ansatte ønsker å la opplysninger om seg bli registrert.   

Ved at folkevalgte, styrerepresentanter og ansatte registrerer sine verv og interesser vil det skapes større åpenhet i forhold til hvilke roller de ulike personene har. I tillegg til at opplysningene vil være åpne for allmennheten kan de også brukes internt for å bli mer bevisst på de ulike rollene personer i kommunen eller selskapet har, og ev. vurdere en persons habilitet. Det man imidlertid må være oppmerksom på er at Styrevervregisteret er basert på frivillighet fra den enkelte, både i forhold til om den enkelte vil la opplysninger om seg selv bli registrert og ev. hvilke opplysninger den enkelte ønsker å registrere. Et annet moment i denne sammenhengen er at Styrevervregisteret ikke inneholder opplysninger om ektefeller, samboere eller andre nærståendes verv og økonomiske interesser. Slik at man ikke bare kan støtte seg på opplysninger i fra Styrevervregisteret for å vurdere en persons habilitet.

Samtykke
Som nevnt krever registreringen i Styrevervregisteret samtykke fra den enkelte, jf. personopplysningsloven § 8. Samtykket må være ”en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring”, og den bør være skriftlig. Kommunen/selskapet må derfor sørge for at den enkelte får tydelig informasjon om hva slags opplysninger man oppfordrer den enkelte å registrere, at registrering er basert på frivillighet samt hva man ønsker å bruke opplysningene til. Personene bør også gjøres kjent med at de kan nekte å la opplysninger om seg selv bli registrert. Samtykke fra den enkelte kan når som helst trekkes tilbake, med den følge at kommunen/selskapet må slette opplysningene om vedkommende. Personene bør også gjøres kjent med denne muligheten.

Ansvar for registrering i Styrevervregisteret
Etter personopplysningsforskriften § 2-3 er den daglige ledelsen av virksomheten ansvarlig for informasjonssikkerheten i Styrevervregisteret. Det vil si at daglig leder har ansvar for å påse at informasjonssikkerheten for registeret blir ivaretatt. Selv om det er den daglige leder som er ansvarlig bør kommunen/selskapet oppnevne en eller flere ansatte som har ansvar for å holde Styrevervregisteret oppdatert. Den eller de personene i kommunen eller selskapet har tilgang til registrering i registeret gjennom brukernavn og passord.


Hva innebærer ansvaret?
Etter personopplysningsloven er den behandlingsansvarlige gitt visse plikter i forhold til behandling av personopplysninger i registeret. Selv om det øverste ansvaret ligger hos den øverste leder vil det være naturlig at den eller de personene som har fått fullmakt til å oppdatere registeret også påser at de andre pliktene i personopplysningsloven blir fulgt. 

Etter personopplysningsloven § 11 skal den behandlingsansvarlige sørge for at opplysninger i Styrevervregisteret bare blir registrert når samtykke er gitt. Den behandlingsansvarlige skal videre sikre at de gitte opplysningene bare nyttes i samsvar med registreringens opprinnelige formål, og at opplysningene ikke kan brukes til andre forhold. Personopplysningsloven krever også at formålet med registreringen skal være saklig begrunnet i forhold til virksomhetens drift. Videre skal den behandlingsansvarlige sørge for at opplysningene i registeret er korrekte og oppdaterte, og at de ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. Dette medfører at kommunen/selskapet må ha rutiner for å sørge for at opplysninger i Styrevervregisteret er korrekte. Det er den registrerte selv som må korrigere opplysningene. Men kommunen/selskapet bør ha en rutine der en minner de registrerte på at de ev. må korrigere opplysningene i registeret. KS anbefaler at kommunen/selskapet 2 ganger i året sender ut e-post til de registrerte der de blir oppfordret til å undersøke og ev. korrigere opplysningene.

Opplysningene om folkevalgte vil automatisk bli slettet når valgperioden er over. Opplysninger om ansatte og styrerepresentanter vil automatisk bli slettet 4 år etter siste registrering.

Kommunen/selskapet bør også ha rutiner for hvordan Styrevervregisteret oppdateres når ansatte slutter eller bytter stilling intern eller når styremedlemmer slutter/fratrer sine verv. I tillegg til at ansatte/styremedlemmer/folkevalgte blir oppfordret til å holde opplysninger i registeret oppdatert gjennom samtykket bør det eksistere et meldingssystem ev. fra personal til den/de som er ansvarlige for å oppdatere registeret.